Mobile-first für Standardabläufe
ToolTime ist vom ersten Tag an als Smartphone-App gebaut. Job öffnen, Fotos anhängen, Stunden erfassen — funktioniert sauber auf der Baustelle.
Vergleich · Stand 2026-05-12
HandwerksHeld vs. ToolTime: der WhatsApp-Auftragsqualifizierer neben (nicht statt) der Handwerkersoftware.
ToolTime digitalisiert deinen Auftrag, sobald er angenommen ist. HandwerksHeld qualifiziert eine eingehende WhatsApp-Anfrage, bevor sie zum bestätigten Auftrag wird. Hier siehst du, wo sich beide ergänzen — und wo sie sich nicht überschneiden.
Kurz gesagt: Sind HandwerksHeld und ToolTime austauschbar?
Nein. ToolTime ist Handwerker-Auftragsverwaltung ab Auftragsannahme (Angebot, Rechnung, Zeiterfassung, Baustellenplanung). HandwerksHeld ist KI-WhatsApp-Auftragsqualifizierung davor. Wenn dein Engpass beim Erstkontakt liegt, ist HandwerksHeld die Ergänzung — wenn dein Engpass bei Angeboten und Rechnungen liegt, bleibt ToolTime (oder Plancraft, HERO, Craftnote) die richtige Wahl.
Anders eingeordnet: Plancraft PORTA und meinassistent.ai sind ebenfalls KI-Auftrags-Tools, aber über Telefon und mit breiterem Funktionsumfang — siehe Tabelle Andere KI-Auftrags-Tools weiter unten.
Funnel-Position
Warum dieser Vergleich kein Entweder-Oder ist
Wir vergleichen hier eine Auftragsverwaltungs-Software (ToolTime) mit einem Auftragsqualifizierer (HandwerksHeld). Beide sitzen an unterschiedlichen Stellen im Funnel und lösen unterschiedliche Probleme. Diese Seite hilft dir herauszufinden, welches Werkzeug zu deinem aktuellen Engpass passt — und ob beides parallel sinnvoll ist.
ToolTime bedient den Auftragsprozess: Angebot kalkulieren, Rechnung schreiben, Stunden erfassen, Baustelle planen. Voraussetzung: Die Anfrage ist bereits geprüft und du hast entschieden, dass sie bearbeitet wird.
HandwerksHeld setzt davor an: Eine WhatsApp-Nachricht kommt rein, die KI führt das Erstgespräch, klärt Gewerk, Ort, Dringlichkeit und Fotos, schlägt einen Termin vor und übergibt einen strukturierten Auftrag. Erst danach entscheidest du, ob er in ToolTime, Plancraft oder einer anderen Software als bestätigter Auftrag angelegt wird.
Wir empfehlen HandwerksHeld nicht als Ersatz für ToolTime. Wir empfehlen es als Ergänzung oder als günstigeren Einstieg, wenn dein größtes Problem ungefilterte Erstanfragen sind und du noch keine ERP-Software brauchst.
Faire Anerkennung
Was ToolTime gut macht
Wir nehmen Wettbewerber ernst. ToolTime hat einen Platz im deutschen Handwerker-Markt und deckt mehrere Standard-Workflows sauber ab. Bevor wir die Grenzen einordnen, eine ehrliche Sicht auf die Stärken.
Etablierter Anbieter
Laut Eigenangabe auf tooltime.app über 20.000 Kunden (abgerufen 2026-05-12, Self-Disclosure, nicht unabhängig verifiziert). Für viele Standard-Workflows eingeführt und stabil.
Solide Auftragsabwicklung
Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Baustellenplanung — das klassische Auftrags-Set für Handwerksbetriebe deckt ToolTime ab.
Wo der Erstkontakt offen bleibt
Wo ToolTime nicht hilft: der Erstkontakt
ToolTime ist Backend für deinen Auftrag. Damit ein Auftrag dort ankommt, muss vorher jemand die WhatsApp-Nachricht lesen, beantworten, nachfragen und Termin vereinbaren. Genau diese Lücke schließt ToolTime nicht.
Kein WhatsApp-Helfer
Eingehende WhatsApp-Anfragen erreichen ToolTime nicht. Im System landet der Auftrag erst, wenn jemand ihn manuell anlegt.
Keine automatische Anliegen-Qualifikation
Wer schreibt? Was soll gemacht werden? Wie dringend? Diese Fragen klärst du weiterhin manuell — meist per Telefon oder Rückschreiben.
Termine werden nicht im Chat verhandelt
ToolTime plant Termine, nachdem der Auftrag im System ist. Den Slot-Vorschlag mit Anfahrtszeit direkt im Erstkontakt-Chat liefert ToolTime nicht.
So funktioniert die Ergänzung
Was HandwerksHeld davor setzt
Wie qualifiziert HandwerksHeld eine WhatsApp-Anfrage?
Claude Sonnet 4.6 führt einen Multi-Turn-Dialog mit dem Endkunden und klärt Gewerk, Einsatzort, Dringlichkeit, Fotos und Kontaktdaten.
Der digitale Helfer stellt nicht eine vorgefertigte Auto-Antwort, sondern fragt strukturiert nach: Welches Gewerk? Welche Adresse? Wann brauchst du es? Hast du ein Foto? Anhand dieser Antworten klassifiziert HandwerksHeld das Anliegen nach Gewerk × Use-Case (z. B. „SHK × Heizung Notfall" oder „Elektro × Steckdose tauschen") und priorisiert den Auftrag.
Was passiert nach der Qualifikation?
Der Auftrag landet als strukturierte Anfrage im HandwerksHeld-Dashboard — inklusive Zusammenfassung, Qualitätssignal und Slot-Vorschlag.
Du siehst auf einen Blick: Anliegen, Adresse, Dringlichkeit, Fotos, Kontaktdaten, KI-Zusammenfassung. Den qualifizierten Auftrag kannst du anschließend in deine bestehende Handwerkersoftware übernehmen oder direkt per Rückruf abarbeiten.
Wie schlägt HandwerksHeld einen Termin im Chat vor?
Über Google Calendar (FreeBusy + read-only Events) plus Google Distance Matrix für die Anfahrtszeit plus 15 Minuten Puffer.
HandwerksHeld liest deinen Kalender (nur FreeBusy + read-only Events), berechnet die Anfahrtszeit vom letzten Termin zur Einsatzadresse, addiert 15 Minuten Puffer und schlägt dem Endkunden einen konkreten Slot vor. Bestätigt der Endkunde, landet der Termin als bestätigter Auftrag im Dashboard.
Wofür ist HandwerksHeld kein Ersatz?
Nicht für Angebot, Rechnung, Zeiterfassung oder Baustellenplanung — dafür bleibt deine bestehende Handwerkersoftware zuständig.
HandwerksHeld arbeitet bewusst nur in der Phase vor dem bestätigten Auftrag. Wenn du noch keine Handwerkersoftware hast und bei Solo-Tätigkeit nur Angebote/Rechnungen brauchst, kombinierst du HandwerksHeld typischerweise mit einer Rechnungs- oder Lexware-Office-Lösung. Wenn du bereits ToolTime, Plancraft oder HERO einsetzt, ergänzt HandwerksHeld den Erstkontakt-Funnel davor.
HandwerksHeld vs. ToolTime im direkten Vergleich
Alle Werte beziehen sich auf öffentlich kommunizierte Stände vom 2026-05-12. Quellen siehe Fußnote.
| Dimension | ToolTime | HandwerksHeld |
|---|---|---|
| Produkt-Fokus | Auftragsverwaltung ab Auftragsannahme | KI-Auftragsqualifizierung vor der Auftragsannahme |
| Hauptkanal Endkunde | kein eingehender Kundenkanal — Auftrag wird im Backend angelegt | WhatsApp Business API (Embedded Signup über Meta Tech Provider) |
| KI-Multi-Turn-Dialog | nicht vorhanden | Claude Sonnet 4.6 mit Gewerk-/Use-Case-Klassifikation |
| Anliegen-Klassifikation | nicht vorhanden | Gewerk × Use-Case (z. B. SHK × Heizungs-Notfall) |
| Terminvorschlag im Chat | nicht vorhanden — Terminplanung erfolgt im Backend | Google Calendar Sync + Distance Matrix + 15 Min Puffer |
| Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung | inklusive | nicht im Funktionsumfang — bleibt bei bestehender Software |
| Self-Serve-Trial | DE-Site: Demo-Pflicht. UK-Site: 7 Tage frei (tooltime.app/uk/pricing). | 1 Monat kostenlos, direkt im Stripe-Self-Serve-Flow |
| Mindestlaufzeit | 12 Monate (tooltime.app/preise, abgerufen 2026-05-12) | monatlich kündbar |
| Pricing (Listenpreis) | SOLO ab 79 EUR/Monat, TEAM ab 149 EUR/Monat, MAX ab 299 EUR/Monat | 89 EUR/Monat zzgl. USt |
| Empfehlungs-Programm | kein öffentliches Programm bekannt (Stand 2026-05-12) | Bis 12 Monate Guthaben bei 3 zahlenden Empfehlungen (≥ 90 Tage aktiv) |
| Server-Standort | auf Pricing-Seite nicht öffentlich ausgewiesen (Stand 2026-05-12) | PostgreSQL in einer Railway-EU-Region |
| Anbieter | ToolTime GmbH, Berlin | Daloiso Digital Solutions, Birkenau (Inhaber Patrick Daloiso) |
Wenn nicht ToolTime, dann was?
Andere KI-Auftrags-Tools im DACH-Markt
Zwei DACH-Anbieter sitzen näher an HandwerksHelds Slot — nicht klassische Handwerker software, sondern ebenfalls KI-gestützte Auftragsannahme. So unterscheiden sich die drei Werkzeuge:
| Kriterium | HandwerksHeld | Plancraft PORTA | meinassistent.ai |
|---|---|---|---|
| Hauptkanal | WhatsApp Business API | Telefon (KI-Telefonassistent) | Mehrere Kanäle, allgemeine KI-Bürokraft |
| Multi-Turn-KI | Ja, Claude Sonnet 4.6, Multi-Turn-Dialog | Ja, Funktionsumfang siehe plancraft.com/de-de/preise | ja, allgemein für Kundenanfragen + Terminplanung |
| Anliegen-Klassifikation | Gewerk × Use-Case (SHK, Elektro, Maler, Dachdecker …) | auf Pricing-Seite nicht ausgewiesen | breiter Use-Case (Termine, Anfragen, Betreuung) |
| Fotos im Erstkontakt | Direkt im WhatsApp-Chat, asynchron | nicht im Telefon-Kanal | kanalabhängig |
| Synchron / Asynchron | Asynchron — Endkunde antwortet, wenn er Zeit hat | Synchron — Anrufer ist live in der Leitung | kanalabhängig |
| DSGVO-Modell | Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, AVV automatisch beim Abschluss | siehe Plancraft-Datenschutzbedingungen | siehe meinassistent.ai-Datenschutzbedingungen |
Plancraft PORTA: KI-Telefonassistent · meinassistent.ai: allgemeine KI-Bürokraft mit breitem Funktionsumfang.
Wann ToolTime, wann HandwerksHeld, wann beides?
Reines ERP-Problem
Du brauchst Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Materialdaten — und hast keinen Engpass beim Erstkontakt. Dann ist HandwerksHeld nicht das richtige Tool. ToolTime, Plancraft oder HERO sind die naheliegende Wahl.
Empfehlung: ToolTime / Plancraft / HERO
Erstkontakt-Engpass
Anfragen kommen über WhatsApp, gehen unbeantwortet liegen, oder du verlierst Zeit beim manuellen Nachfragen. Du brauchst keine ERP-Software, weil du Rechnungen über sevdesk, Lexware Office oder GetMyInvoices abwickelst. Dann ist HandwerksHeld der direktere Hebel.
Empfehlung: HandwerksHeld
Beides — Erstkontakt-Engpass und ERP-Bedarf
Du hast bereits ToolTime, Plancraft oder eine andere Handwerkersoftware. Aber: WhatsApp-Anfragen landen in einem privaten Chat-Verlauf, nicht im System. HandwerksHeld läuft dann komplementär — der qualifizierte Auftrag aus WhatsApp wird im Dashboard angezeigt und du übernimmst ihn in deine bestehende Software.
Empfehlung: HandwerksHeld + bestehende Handwerkersoftware
Belegt durch öffentliche Quellen
Was ToolTime-Nutzer öffentlich kritisieren
Diese Punkte werden auf Capterra-Reviews und in der ToolTime-Pricing-Seite sichtbar. Wir listen sie sachlich auf, mit Quellen-Verweis — damit du selbst nachprüfen kannst.
12 Monate Mindestlaufzeit
ToolTime bindet Neukunden über 12 Monate (tooltime.app/preise, abgerufen 2026-05-12). Mehrere Capterra-Reviews kritisieren, dass auch bei Unzufriedenheit ein Vertragsausstieg vor Ablauf nicht angeboten wird.
Quelle: tooltime.app/preise · capterra.com/p/199423/ToolTime
Demo-Gate vor Pricing-Detail
Auf der deutschen ToolTime-Seite ist die Aktion „20% Rabatt im Mai" an eine Demo-Buchung gebunden. Wer Self-Serve testen will, findet das im UK-Pricing (7 Tage frei) — DE bietet das aktuell nicht.
Quelle: tooltime.app/preise · tooltime.app/uk/pricing
Per-User-Pricing skaliert mit jedem Apprentice
TEAM (bis 5 MA) kostet 149 EUR/Monat gesamt, MAX (bis 10 MA) 299 EUR/Monat. Jeder zusätzliche aktive Nutzer treibt den monatlichen Aufwand — auch wenn ein Apprentice die App nur gelegentlich öffnet.
Quelle: tooltime.app/preise
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich HandwerksHeld von ToolTime?
ToolTime ist Auftragsverwaltung ab dem Moment der Auftragsannahme (Angebot, Rechnung, Zeiterfassung). HandwerksHeld ist KI-Auftragsqualifizierung davor (WhatsApp-Erstkontakt, Anliegen klären, Termin vorschlagen). Beide adressieren unterschiedliche Engpässe und lassen sich kombinieren.
Wie unterscheidet sich HandwerksHeld von Plancraft PORTA?
PORTA von Plancraft nimmt eingehende Telefonanrufe per KI entgegen. HandwerksHeld qualifiziert WhatsApp-Anfragen per Multi-Turn-Dialog. Telefon ist synchron — der Anrufer ist live in der Leitung. WhatsApp ist asynchron und erlaubt direkten Foto- und Standort-Versand. Wenn dein Betrieb zusätzlich auf eingehende Telefonanrufe angewiesen ist, ergänzen wir das WhatsApp-Setup bei Bedarf um einen telefongestützten Helfer.
Wie unterscheidet sich HandwerksHeld von meinassistent.ai?
meinassistent.ai positioniert sich als allgemeine KI-Bürokraft für Handwerker mit breitem Funktionsumfang (Termine, Anfragen, Betreuung, mehrere Kanäle). HandwerksHeld fokussiert bewusst auf einen Kanal (WhatsApp Business API) und einen Use-Case (strukturierte Auftragsqualifizierung mit Anliegen-Klassifikation und Slot-Vorschlag inklusive Anfahrtszeit).
Kann ich HandwerksHeld neben ToolTime nutzen?
Ja. Der typische Flow: WhatsApp-Anfrage trifft ein → HandwerksHeld qualifiziert per Multi-Turn-Dialog → qualifizierter Auftrag landet im Dashboard inklusive Slot-Vorschlag → du übernimmst ihn anschließend in ToolTime als bestätigten Auftrag.
Was kostet HandwerksHeld?
89 EUR pro Monat zzgl. USt. Alle Preise verstehen sich netto, die Umsatzsteuer wird in Rechnungen ausgewiesen. Der erste Monat ist kostenlos. Bei 3 zahlenden Empfehlungen, die mindestens 90 Tage aktiv bleiben, sind bis zu 12 Monate Guthaben möglich.
Was kostet ToolTime?
Listenpreise laut tooltime.app/preise (abgerufen 2026-05-12): SOLO 79 EUR/Monat, TEAM (bis 5 MA) 149 EUR/Monat, MAX (bis 10 MA) 299 EUR/Monat — bei jährlicher Vorauszahlung. Monatliche Abrechnung ist teurer. Mindestlaufzeit 12 Monate. Aktion Mai 2026 mit 20 % Rabatt für Neukunden nach Demo-Buchung.
Wie lange dauert das Setup bei HandwerksHeld?
Im ersten Monat (Pilotphase) begleiten wir das Setup gemeinsam mit dir und stimmen den digitalen Helfer auf deine typischen Anfragen ab. Im laufenden Betrieb verbindest du WhatsApp Business und Google Calendar in unter 15 Minuten über Embedded Signup als Meta Tech Provider — kein Berater, kein Implementierungs-Service, keine Trainings-Session.
Ist HandwerksHeld DSGVO-konform?
Ja. Du als Handwerksbetrieb bleibst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO. HandwerksHeld arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und stellt einen AVV-Vertrag bereit — automatisch beim Vertragsabschluss, auf Anfrage vorab unter datenschutz@handwerksheld.org. Server stehen in der EU, personenbezogene Daten in Logging und Fehler-Tracking werden vor der Speicherung gefiltert.
Wo werden die Daten gespeichert?
Daten und WhatsApp-Chat-Verlauf liegen in einer PostgreSQL-Datenbank in einer Railway-EU-Region. Details inklusive Sub-Auftragsverarbeiter sind im AVV aufgeführt.
Was passiert nach dem kostenlosen Monat?
Du wechselst automatisch in den 89-EUR-pro-Monat-Tarif und kannst jederzeit monatlich kündigen — anders als bei der 12-Monats-Bindung von ToolTime.
Schau, ob HandwerksHeld zu deinem Engpass passt.
1 Monat kostenlos testen, danach 89 EUR pro Monat — monatlich kündbar. Bei 3 zahlenden Empfehlungen sind bis zu 12 Monate Guthaben möglich.
Transparenz
Bewertet von Patrick Daloiso, Daloiso Digital Solutions (Inhaber HandwerksHeld). Kontakt: kontakt@handwerksheld.org. Stand der recherchierten Wettbewerber-Daten: 2026-05-12. Alle Preise und Funktionen beziehen sich auf öffentlich kommunizierte Stände der Anbieter zum genannten Datum. Wir aktualisieren diese Seite quartalsweise.